Facturation artisan : on vous explique tout !

Vous souhaitez savoir comment bien gérer votre facturation en tant qu’artisan ? Alors vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous vous présentons tout ce qu’il faut connaître pour émettre vos documents dans les règles : délais, formats utilisés, mentions obligatoires et particulières, le tout accompagné de conseils pour facturer en toute sérénité.

En tant que professionnel, vous êtes obligé par la loi d’émettre une facture pour toute vente de bien ou prestation de services. Il s’agit d’un document à valeur juridique, comptable et commerciale, qui doit respecter plusieurs critères et notamment comporter des mentions légales spécifiques pour être valable.

À noter : l’oubli, l’erreur ou la fraude en matière de facturation peut coûter cher ! Jusqu’à 50 % d’amende sur le montant non facturé, 5 ans de prison et 500 000 € d’amende en cas de fausse facture. Une régularisation rapide permet souvent d’éviter des sanctions lourdes.

Le délai d’émission d’une facture ne doit pas dépasser un mois après la livraison des travaux. Nous vous conseillons de la réaliser et de l’envoyer le plus rapidement possible. Vous pouvez également mettre en place une facturation périodique, en rassemblant plusieurs prestations réalisées sur une même période dans une seule facture.

En plus de la facture classique qui conclut une prestation, plusieurs formats spécifiques de facturation sont couramment utilisés dans le secteur du bâtiment :

• Facture d’acompte : elle permet de demander un paiement partiel avant le début ou en cours de chantier. Elle sécurise la trésorerie de l’artisan tout en engageant le client.
• Facture de situation : utilisée pour les chantiers longs, elle sert à facturer au fur et à mesure de l’avancement des travaux, en plusieurs étapes.
• Facture de sous-traitance : émise par un sous-traitant à l’attention de l’entreprise principale, elle détaille les prestations réalisées dans le cadre d’un contrat de sous-traitance. Ces factures sont soumises au mécanisme d’autoliquidation de la TVA : cela signifie que le sous-traitant ne facture pas la TVA sur ses prestations. C’est l’entreprise principale (donneur d’ordre) qui déclare et reverse la TVA due.
• Facture d’avoir : elle permet de corriger une facture déjà émise, notamment en cas d’erreur, d’annulation ou de remise exceptionnelle accordée après coup.

Pour bien rédiger votre facture, voici les informations à faire apparaître :

• La date à laquelle la facture est établie
• La date de fin ou de réception effective des travaux
• Le numéro unique de la facture, permettant son identification
• Les informations légales de votre entreprise : adresse du siège social, numéro SIREN, numéro de TVA intracommunautaire, immatriculation au répertoire des métiers, et selon votre statut juridique :

-        pour une société : dénomination sociale et forme juridique,

-        pour un entrepreneur individuel : nom et prénom,

-        pour un commerçant : ajoutez le numéro RCS ainsi que la ville d’immatriculation

-        Les coordonnées du client :

-        pour un professionnel : raison sociale, numéro de TVA, adresse du siège et adresse de facturation si différente

-        pour un particulier : nom, prénom et adresse du domicile

-        La référence du bon de commande ou du devis accepté

-        Le détail précis des travaux réalisés, matériaux fournis, équipements installés et main-d’œuvre mobilisée : nature, quantité, caractéristiques, références éventuelles

-        Les tarifs unitaires hors taxe (HT) de chaque élément et/ou taux horaire hors taxes

-        Le ou les taux de TVA applicables (si vous êtes auto-entrepreneur, indiquez 0% et ajoutez, en bas de la facture, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »)

-        Le montant total HT, le montant de la TVA ainsi que le montant net TTC à régler

-        Les conditions spécifiques à la prestation : acompte demandé à la commande, éventuelle retenue de garantie, remises ou ristournes accordées…

-        Les modalités générales de vente et de règlement : moyen de paiement, délai pour le règlement, pénalités en cas de retard, indemnité forfaitaire en cas de recouvrement

-        Les références de votre assurance professionnelle (comme la garantie décennale) : coordonnées de l’assureur, numéro de contrat et zone géographique couverte

Pensez également à ajouter les mentions spécifiques aux factures particulières :

Facture d’acompte :

• La mention “facture d’acompte”
• La mention “acompte de X% sur devis n°X”

ou dans le cas d’acomptes multiples “acompte n°1 de X% sur devis n°X”

Facture de situation :

• La désignation des lots ou marchés
• Le degré d’avancement du chantier
• Le degré d’avancement de la précédente facture de situation
• Le montant qu’il reste à payer

Facture de sous-traitance :

• Les coordonnées du donneur d’ordre (à la place de celles du client final)
• Le montant uniquement hors TVA
• La mention “autoliquidation”

Facture d’avoir :

• La mention “avoir” à côté du numéro de facture initiale
• La mention “net à déduire” à la place de “net à régler”

France Assurance est à votre disposition pour vous accompagner, vous conseiller et répondre à toutes vos questions sur votre recherche d'assurance.

Dans le détail de vos prestations, pensez à facturer vos frais liés à vos déplacements avant ou pendant le chantier. Il peut s’agir de coûts liés au transport (carburant, péage, parking…), mais aussi de repas et d’hébergement. Ces frais peuvent être directement inclus dans le prix de vos prestations ou séparés dans une ligne spécifique du devis et de la facture.

Sous certaines conditions (notamment la preuve par justificatifs), il est d’ailleurs possible de déduire ensuite ces frais de votre déclaration fiscale. Cela permet de réduire leur impact sur votre bilan comptable.

Pour vous faciliter la tâche et assurer une administration claire, vous pouvez vous aider d’outils en ligne pour générer des factures respectant les mentions légales. Selon vos besoins, il suffit de :

• télécharger un modèle, pour éditer vos propres documents, ou
• prendre un abonnement à un logiciel de facturation, afin d’automatiser davantage la création de vos devis et factures (calculs automatiques, duplication des devis en factures, traque des impayés…).

Vous êtes dans l’obligation de garder vos factures pendant au moins 10 ans. Cela vous permet de vous couvrir en cas de litige et de justifier vos revenus lors d’un contrôle fiscal.

Ainsi, si vous générez votre facture au format papier, il est important d’en réaliser deux exemplaires et de bien faire signer celui que vous garderez. Si vous fonctionnez avec des factures électroniques, c’est plus simple, mais pensez tout de même à bien archiver toutes vos factures de manière ordonnée !

Vous préparez vos documents administratifs ? Avant d’émettre des factures, il est essentiel de préparer des devis conformes : découvrez tous nos conseils pour créer un bon devis en tant qu’artisan.

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